Sense artikel - Virga JesseZiekenhuis
Interim manager wekt vertrouwen voor aankoopdienst
Het Virga Jesseziekenhuis in Hasselt profileert zich als een modern bedrijf. De core business – gezondheid – staat het toepassen van procedures en technieken uit het bedrijfsleven niet in de weg. Geen toeval dus dat dr. Yves Breysem, Algemeen Directeur, bij Essensys aanklopte toen zijn aankoopmanager wegging.
U zegt nadrukkelijk dat een ziekenhuis een bedrijf is.
Yves Breysem: Ja, inderdaad. Het Virga Jesse ziekenhuis is ook een bedrijf. Met een eigen specificiteit, maar zaken als kwaliteitscontrole, patiëntveiligheid en tal van procedures halen we uit het bedrijfsleven. Binnenkort komt er een fusie met het Salvator- St. Ursulaziekenhuis. Die fusie is maatschappelijk wenselijk. Twee grote ziekenhuizen zo dicht bij elkaar, je kan daar vragen bij stellen. Daarnaast is een fusie noodzakelijk voor nieuwe investeringen en om een aantal capaciteitsproblemen op te lossen. En er zijn voordelen op het vlak van efficiëntie. We worden, na Ford Genk, de grootste werkgever in de provincie Limburg. Voorlopig zullen er drie campussen zijn, twee in Hasselt en een revalidatiecampus in Herk-de-Stad. Op termijn willen we de twee campussen in Hasselt vervangen door een grote nieuwbouw.
Waarom wou u beroep doen op een interim manager?
Yves Breysem: Tot voor een paar jaar beschikten we over een centrale aankoopdienst met expertise voor de aankoop van goederen, maar onderhandelingstechnieken en zo, daar waren we minder mee vertrouwd. Sommige diensten kochten ook zelf aan. Om de centrale aankoopdienst beter uit te bouwen, trokken we iemand aan, die echter na een jaar wegging. We hadden op korte termijn behoefte aan een nieuwe manager. Iemand met expertise op het vlak van aankoopmanagement die ook goed met mensen kon omgaan. Tegelijk wilden we procedures vastleggen en onze artsen daarmee vertrouwd maken. We wilden ten slotte ook een duidelijk beeld van hoe een centrale aankoopdienst er moet uitzien, op het vlak van medewerkers, ICT en middelen. Een aankoopmanager ad interim kon ons hierbij helpen.
Hoe bent u bij Essensys terechtgekomen?
Yves Breysem: We hadden gehoord dat Essensys een aantal van haar managers een opleiding ziekenhuisbeheer had laten volgen om aan de slag te kunnen gaan in de gezondheidssector. Dat was een belangrijke insteek. De ziekenhuissector is toch heel specifiek, we zochten iemand met kennis van onze sector.
En waarom een interim manager, in plaats van een vaste aanwerving?
Yves Breysem: Omdat het niet enkel om het vervangen van een manager ging, maar tegelijk om de vraag hoe je zo een dienst uitbouwt. We kwamen bij Essensys eigenlijk met een probleem. Hoe konden zij dat probleem voor ons oplossen? De inwerking van een nieuwe vaste collega zou te lang duren. De oplossing was dan het inschakelen van een senior interim manager die snel aan de slag kon en de weg voorbereidde voor een jonge kracht.
En zo stelde Essensys Hugo Cloesen voor na een diepgaande selectie.
Yves Breysem: Inderdaad. Hugo heeft, zoals dat de bedoeling was, goede interne procedures vastgelegd. Voorts heeft hij een analyse gemaakt van wat de aankoopdienst is en moet zijn. En, heel belangrijk, hij heft echt de ‘liaison’ gemaakt tussen de artsen en diensthoofden en de centrale aankoopdienst. Hij heeft veel vertrouwen opgebouwd. Hij maakte duidelijk dat hij het werk van de professionals niet overnam. Artsen en diensthoofden bepalen wat wordt aangekocht, deaankoopdienst bekijkt hoe dat het best gebeurt. Hij hield zich bezig met de financiële deals, met de betaalmodaliteiten en met de onderhoudscontracten. Die manier van aanpakken werd erg gewaardeerd. Gelukkig, want dat was een kritisch moment. We wilden het vastleggen van aankoopprocedures niet laten stilvallen. Slaagden we er niet in om vertrouwen te wekken, dan werd het heel moeilijk om op een efficiënte manier de centrale aankoopdienst verder uit te bouwen.
Vertrouwen is wel een kernwoord gebleken.
Yves Breysem: Ja. De aankoper moet zich de juiste plaats toedichten. Hij bepaalt niet wat wordt aangekocht, maar hoe wordt aangekocht. Het is een ondersteunende functie, net onder het directieniveau. Er is een link met de administratieve directie, maar ook met de financiële directie. De interim manager heeft dat vertrouwen niet zomaar gekregen. Hij heeft een aantal grote investeringen begeleid, voor medisch materiaal maar ook voor keukenapparatuur, waarbij via projectgroepen werd gewerkt. Zo konden alle betrokkenen de aankoop volgen en groeide het vertrouwen. Dat is belangrijk, want in de toekomst zullen bepaalde aankopen waarschijnlijk binnen een groot regionaal netwerk worden gedaan.
Welke rol speelde Essensys na de aanstelling van de interim manager?
Yves Breysem: Er was geregeld persoonlijk of telefonisch contact met Tony Geudens (Senior Adviser). Op die manier konden we met Essensys praten over de voortgang, dat verliep erg vlot. En er was na afloop van de interimopdracht een evaluatiemoment.