Sense artikel - Unipro
Responsiveness is dé sleutel tot succesvol interim management
In 2007 startte Unipro een nieuwe productielijn in hun plant in Aartselaar. Hierdoor ontstond de nood aan een Demand Planning Manager ad interim. De snelle invulling van deze functie was dé kritische succesfactor bij uitstek. Olivia Vandesande, HR Director Benelux Unipro, licht toe hoe zij hun vraag naar deze manager ad interim invulden.
In december 2007 besloot u een interim manager aan te trekken voor de functie van Demand Planning Manager. Hoe zou u deze functie omschrijven?
Olivia Vandesande: Wij zochten iemand die de demand planning van onze plant in Aartselaar op een efficiënte en daadkrachtige manier kon runnen. Deze functie omvat heel wat taken. Zoals het ‘forecasten’ en plannen van de productie en het beheren van de voorraad van al de nodige ingrediënten. Er zijn heel wat ingrediënten die wij in voorraad moeten hebben. Denk maar aan allerlei verschillende soorten granen, krenten, vruchten, olijven, kruiden, maanzaadjes, confituur… Ook het plannen van het juiste aantal mankrachten tijdens de pieken daluren is de verantwoordelijkheid van de Demand Planning Manager. Onze sector is seizoensgebonden. Het is opvallend hoe de vraag afneemt tijdens de zomerperiode en toeneemt tijdens de herfst en winter. Op zich is dat niet zo verwonderlijk. In de zomer kies je makkelijker voor een ijsje dan voor een gebakje. In de koudere maanden is dat net andersom.
Aan welk profiel moest deze Demand Planning Manager voldoen?
Olivia Vandesande: Ervaring in demand planning was een absolute vereiste. Deze persoon moest onmiddellijk aan de slag kunnen gaan. Tijd om het vak te leren was er dus niet bij. Organisatorisch talent was ook een must. Een Demand Planning Manager is een spilfiguur in het organiseren van de activiteiten die te maken hebben met het produceren van onze verschillende producten. Hij moet het talent hebben om allerlei factoren op elkaar af te stemmen en te combineren. De job vraagt ook een stressbestendige en flexibele persoonlijkheid. Als we plots een niet-geplande, kleine of grotere opdracht binnenkrijgen, is het de job van de Demand Planning Manager de productie hiervan toch nog voor mekaar te krijgen. Als dit betekent dat de plantactiviteiten hiervoor op een andere manier in andere ploegen moet gaan draaien en dat er hiervoor extra manuren nodig zijn, dan is het zijn taak dit georganiseerd te krijgen. Zijn prioriteit is een efficiente productie. Je kan je voorstellen dat hi hierdoor regelmatig minder prettige boodschappen moet brengen aan het personeel. Daarom was er naast het inzicht en de ervaring in demand planning ook een sterke persoonlijkheid nodig. Wij zochten het type manager dat erin slaagt mensen te motiveren om bijvoorbeeld ook minder populaire shiften te doen.
Bestond deze functie al?
Olivia Vandesande: Voor de komst van de Demand Planning Manager ad interim werd de job door drie planners en een hoofdverantwoordelijke gedaan. In december 2007 wilden we, ter vervanging van de Nederlandse manager die terug naar Amsterdam ging, onmiddellijk een nieuwe ervaren manager. Dit had vooral te maken met de expansie van onze plant in Aartselaar. We hadden namelijk een nieuwe productielijn gestart die hoofdzakelijk produceert voor Europese klanten (70%) en minder voor de Benelux, wat het geval is voor onze overige productielijnen. We bevonden ons ook in het hoogseizoen. De combinatie van deze twee factoren maakte dat er nood was aan een persoonlijkheid met ervaring die deze afdeling efficiënt kon managen. En aan iemand die meteen van start kon gaan.
Waarom koos u voor de formule van interim management?
Olivia Vandesande: In de eerste plaats omdat we deze functie zo snel mogelijk ingevuld wilden zien. We wilden vermijden dat de werkdruk op het team van de drie planners en de andere medewerkers te sterk zou toenemen. De nieuwe lijn was al enkele weken opgestart. En het was dringend nodig dat de planning en productie geoptimaliseerd werden. Zowel om aan de stijgende vraag te kunnen voldoen als om de onder- of overproductie tot een strikt minimum te beperken. In de tweede plaats omdat de interim managementformule ons ook de ruimte en tijd gaf om de geknipte persoon op vaste basis te vinden.
Hoe ging u tewerk om de juiste interim manager te identificeren?
Olivia Vandesande: Ik heb onmiddellijk contact genomen met Essensys. Omwille van mijn positieve ervaringen met hen was het voor mij duidelijk dat zij onze partner zouden worden in het vinden van de juiste persoon.
Hoe verliep het selectieproces?
Olivia Vandesande: Snel. Een week na mijncontact metMarc Crombez (Managing Partner Essensys) ontving ik profielen van de driedoorEssensys geselecteerde managers. Uit deze drie kandidaten viel me meteen Ivan Depover op. Zijn ervaring sloot mooi aan bij het profiel dat wij zochten. In ons sollicitatiegesprek werd duidelijk dat hij naast de ervaring en knowhow ook de geschikte persoonlijkheid en talenkennis had. Na één week beschikten wij over de persoon die wij zochten. Ik verwachtte een snel resultaat van Essensys. Maar dit was sneller dan verwacht. Het was meteen raak!
Wat vindt u essentieel in de samenwerking met Essensys?
Olivia Vandesande: De responsiveness vind ik bijzonder belangrijk. Enerzijds verwacht je dat de job snel ingevuld wordt. Het gaat immers over functies ad interim. Die vragen per definitie een heel snelle invulling. Anderzijds wil je ook snelle en duidelijke antwoorden op je vragen. Uiteraard verwacht ik als klant dat mijn dienstverlener mijn business begrijpt en de noodzakelijkheid van het invullen van bepaalde competenties. Hij moet de vinger kunnen leggen op de specifieke kennis die nodig is voor het invullen van de job. Als Human Resources verantwoordelijke wil je je ‘interne klanten’ zo snel mogelijk informeren hoever we staan met het aantrekken van de interim manager voor hun afdeling. In mijn verschillende ervaringen met Essensys heb ik kunnen vaststellen dat de graad van responsiveness zeer hoog was. Deze hoge reactiesnelheid gecombineerd met de kwaliteit van hun kandidaten, maakt dat wij een tevreden klant zijn.