Sense artikel - Reprobel
Reprobel verhoogt de efficiëntie van haar processen
Benoît Proot, Algemeen Directeur van Reprobel, wist handig gebruik te maken van een delicate situatie om de procedures en werkwijze te herzien van deze vennootschap die instaat voor het beheer van de rechten van auteurs en uitgevers. Een investering en een gok naar de toekomst toe. Maar een geslaagde gok, zo zegt hij zelf.
Waarom zijn jullie in zee gegaan met Essensys? Wat was de specifieke situatie bij reprobel?
Benoît Proot: We hadden af te rekenen met het vertrek van onze financieel directeur, een sleutelfunctie die je niet zomaar kan vervangen, zeker niet in ons specifieke geval. Ik dacht aan Essensys want ik had al veel positieve dingen gehoord over de knowhow van dat bedrijf. Ik ben dus bij hen gaan aankloppen om een consultant te vinden die me zou helpen om de fakkeloverdracht tussen de oude en de nieuwe financieel directeur zo vlot mogelijk te laten verlopen.
Wat moest die consultant precies doen? over welke capaciteiten moest hij beschikken?
Benoît Proot: Tijdens haar 4 maanden durende opdracht, kreeg onze externe manager twee hoofdtaken toevertrouwd. Eerst diende ze de nieuwe financieel directeur – die we intern hadden gekozen – voor te bereiden en op te leiden. De eerste twee maanden werd er vooral gewerkt in functie van een vlotte overgang, de twee daaropvolgende maanden werkten ze zij aan zij.
Tijdens haar opdracht bij Reprobel voerde de consultant ook een soort audit uit om te zien hoe het departement functioneerde en vooral om te bekijken of er dingen verbeterd konden worden. Er was bij ons eìeìn iemand verantwoordelijk voor het financieel eìn het IT-departement.
De consultant raadde ons aan om beide diensten te splitsen, wat we dan ook hebben gedaan tot ieders tevredenheid. Door haar werk bij ons konden we ook al onze procedures documenteren en vastleggen op papier. We beschikken nu over een duidelijke procedure voor alle case stories. Bovendien had de consultant, ook al maakte dat niet echt deel uit van haar takenpakket, heel wat ervaring met project management. Ze heeft ons die discipline bijgebracht en sindsdien zijn we binnen Reprobel allemaal in staat om een project van A tot Z te beheren.
Wat was het profiel van de geselecteerde kandidaten?
Benoît Proot: We waren uiteraard op zoek naar een echte professional. Hij of zij diende bovendien te beschikken over de menselijke kwaliteiten, nodig om door iedereen te worden aanvaard en gewaardeerd. En om- dat Reprobel een bedrijf is met een twee- talige cultuur, diende de gekozen kandidaat uiteraard ook perfect beide landstalen te spreken.
Waarom werken met een externe consultant? Hadden jullie in huis geen geschikte mensen?
Benoît Proot: Van in het begin wist ik dat we iemand van buiten de onderneming nodig hadden. We zijn een KMO en we hadden in eigen rangen niemand ter beschikking die op zeer korte termijn een nieuwe directeur kon coachen. We wisten ook dat het hier om een tijdelijke opdracht zou gaan, want van meet af aan was al voorzien dat iemand intern de functie zou overnemen. Ik denk trouwens niet dat onze consultant een vaste functie bij Reprobel ambieerde. Ze is immers te veel door haar werk als consultant gebeten.
Waarom hebben jullie gekozen voor Essensys en niet voor een ander bedrijf?
Benoît Proot: Ik had al eens eerder kennisgemaakt met hun professionele aanpak in eìeìn van mijn vorige functies. En ik moet zeggen dat ze mijn verwachtingen opnieuw ruimschoots hebben overtroffen. Hun sterke punt is volgens mij hun uitgebreide lijst met mogelijke medewerkers en hun snelle reactietijd. Toen ik met hen contact had opgenomen, vroegen ze me hoe snel ik die witte raaf wilde vinden. Ik wist niet meteen wat te zeggen en antwoordde ‘drie of vier maanden’ ... Dat vonden ze daar blijkbaar een goeie grap! “Meestal hebben klanten liever gisteren dan vandaag”, zo werd me met een knipoog uitgelegd …
Heeft Essensys u meerdere kandidaten voorgesteld? Zijn er een aantal mensen bij u de revue gepasseerd voìoìr u het juiste profiel had gevonden?
Benoît Proot: Neen, ze hebben aandachtig naar me geluisterd en hebben me meteen de kandidate voorgesteld die dan uiteindelijk geknipt bleek voor de opdracht. Uiteraard hadden ze nog wel wat reserves in de hoed zitten, mocht er een probleem zijn geweest. Maar dat was dus niet het geval: ze hadden de juiste inschatting gemaakt, dat is het minste wat we kunnen zeggen.
Denkt u dat u op korte of middellange termijn opnieuw een beroep zal doen op interim management en op de diensten van Essensys?
Benoît Proot: Ik was heel erg opgezet met onze samenwerking en het was elke euro zeker waard. Maar let op: financieel is dit een budget dat kan tellen, vooral voor een KMO als de onze! Als manager moet ik kunnen aantonen dat ik een goede beheerder ben. Bovendien ben ik heel erg tevreden over onze interne mensen. Maar als we op een dag voor een crisissituatie staan of als we worden geconfronteerd met een probleem waarvoor we niet de nodige knowhow in huis hebben, dan zal ik geen seconde twijfelen om opnieuw met Essensys in zee te gaan.