Sense artikel - REO Veiling
Meer commerciële aanpak blijkt succesformule
Hoe bouw je in een land- en tuinbouwveiling een eigen commerciële dienst op als je van nul moet vertrekken? Paul Demyttenaere, Algemeen Directeur van de REO Veiling te Roeselare, vertelt hoe hij dit probleem heeft aangepakt en hoe een interim manager de sleutel tot de oplossing bleek.
Waarom was de REO Veiling op zoek naar een interim manager?
Paul Demyttenaere: Het hele project is begonnen met een denkoefening waarbij we ons bedrijf en onze manier van werken in vraag stelden. De conclusie van die denkoefening was dat we daadwerkelijk een rol te spelen hebben, op voorwaarde dat we producenten en afnemers meer ondersteunen bij het zoeken naar andere, meer creatieve opportuniteiten. Op die manier kunnen we meer toegevoegde waarde bieden. Concreet hadden we een commerciële dienst nodig die de klanten die zochten naar meer specifieke producten, verpakkingen, kwaliteiten, enz. kon bijstaan. Zaken die volkomen nieuw waren voor REO, want we waren immers gewend dat de veilingklok de juiste prijs bepaalt. Een bijkomend probleem was dat de huidige directie noch de nodige tijd, noch de nodige expertise bezat om deze duidelijke opdracht van onze Raad van Bestuur binnen een redelijke termijn uit te werken. We hadden dus een buitenstaander nodig, iemand die wel die commerciële knowhow had en die zich volledig kon toeleggen om dat idee uit te werken tot een concreet plan inclusief timing en kostenplaatje.
Wat was de rol van Essensys bij het zoeken naar de geschikte persoon?
Paul Demyttenaere: Essensys heeft van in het begin met ons meegedacht over het inhoudelijk aspect van de opdracht. Samen met Chris Tempels (Senior Adviser) hebben we nagedacht over het profiel en de competenties van deze interim manager. Het was voor ons en voor Essensys belangrijk dat de mensen die ze selecteerden niet alleen de juiste kennis en ervaring hadden, maar dat ze perfect pasten bij ons bedrijf en bij onze bedrijfscultuur. Dat was meteen duidelijk bij Johan Vanhaverbeke, de man die we uiteindelijk kozen.
Hoe heeft Johan Vanhaverbeke deze rol ingevuld?
Paul Demyttenaere: Om te beginnen heft Johan zeer veel contacten gelegd. Hij heft gesproken met iedereen die betrokken is bij de veiling: de afnemers uiteraard, maar evenzeer de producenten en externe partners. Dit gebeurde steeds in samenspraak met een tweetal mensen binnen het bedrijf die samen met Johan een apart team vormden. We waren op die manier en ook via een meer formele rapportering vanuit Essensys, steeds perfect op de hoogte over de resultaten.
Wat is er uit die gesprekken voortgekomen?
Paul Demyttenaere: Uiteindelijk kwam Johan met een volledige blauwdruk van onze toekomstige commerciële dienst: wat moet die dienst doen, hoe moet de structuur eruitzien, welk soort mensen en hoeveel hebben we hiervoor nodig en - erg belangrijk – hoe moet die dienst worden ingepast in de nieuwe directiestructuur. Hij heeft ook veel aandacht besteed aan de integratie van de commerciële dienst binnen de REO Veiling: wat kon verbeterd worden binnen de veiling, wat moest zeker behouden
blijven en wat moest er veranderen voor een optimale integratie van de toekomstige commerciële dienst.
Maar hiermee was zijn werk nog niet af?
Paul Demyttenaere: Dit gedeelte van zijn opdracht heeft ongeveer 7 maanden geduurd. Na de goedkeuring van onze Raad van Bestuur konden we overgaan tot de implementatie, maar eerst heeft Johan nog meegeholpen aan de communicatie van onze plannen binnen het bedrijf. Dit is erg belangrijk: de veiling heeft een zeer open manier van werken en communiceren, en dus moesten onze medewerkers volledig worden geïnformeerd over wat er ging gebeuren en vooral wat er ging veranderen. Daarmee was zijn hoofdopdracht afgelopen. Maar hij heeft nog meegewerkt aan het uitwerken van de nieuwe structuur van het bedrijf, aan het voorbereiden van de directeurswissel en hoe het nieuwe managementteam er moest uitzien, inclusief het profiel van de nieuwe commerciële directeur. Hij heeft tot slot nog enkele maanden meegewerkt bij de selectie van nieuwe medewerkers voor de commerciële dienst. Maar op dat moment was zijn eigenlijke opdracht al afgelopen, dus dit was op een meer losse basis.
Als u nu terugkijkt, wat was de meerwaarde van een interim manager?
Paul Demyttenaere: Ik denk dat de keuze voor een externe manager de juiste keuze geweest is. Een buitenstaander heeft niet alleen zijn eigen specifieke ervaring maar hij heft ook een meer brede kijk op de zaak. Hij is niet gebonden aan bepaalde methodes of manieren van werken die voor ons wel evident en vertrouwd waren. Als we het zelf hadden gedaan, hadden we het waarschijnlijk niet zo professioneel aangepakt, ge focust op de verkeerde zaken, te snel tevreden geweest of uiteindelijk maar een halve oplossing uitgewerkt. Een ander voordeel is dat de oplossing die Johan heeft uitgewerkt ook op zichzelf kan worden gebruikt, los van onze specifieke situatie. Dit is zeer interessant, want we denken eraan om een gelijkaardig systeem te implementeren samen met andere Belgische grote veilingen, in een sort inter-coöperatie.
Bent u tevreden over de inbreng van Essensys?
Paul Demyttenaere: Ik vond het zeer interessant dat Johan ook regelmatig kon terugkoppelen naar Essensys zelf. Dat zorgde ervoor dat hij zijn visie kon aftoetsen met een neutrale partij zodat hij die open blik bleef houden. Bovendien kon hij via Essensys ook een beroep doen op gespecialiseerde knowhow: zo heeft Johan tweemaal een beroep gedaan op een expert van Essensys om specifieke problemen op te lossen.