Sense artikel - Friesland Campina
Aansluiting bij bedrijfscultuur is sleutel tot succes
De zuivelcoöperatie Campina was in 2007 al een belangrijke speler op de Belgische zuivelmarkt. In de aanloop van wat zou uitdraaien op de fusie tussen Friesland Foods en Campina zocht het bedrijf voor de vestiging in Aalter een tijdelijke Manager Operations Controlling. Patrick Muylle, HR Director België van FrieslandCampina Consumer Products, vertelt wat er vervolgens gebeurde.
Laten we beginnen met die opmerkelijke fusie tussen Friesland Foods en Campina. Die heeft op de markt grote verschuivingen teweeggebracht?
Patrick Muylle: Het nieuwe Friesland-Campina is ontstaan uit de fusie van twee Nederlandse coöperaties met internationale ambities. De groep heeft alles samen ongeveer 20.000 medewerkers, vooral in Europa maar bijvoorbeeld ook in het Verre Oosten. Het is de grootste zuivelcoöperatie en het derdegrootste zuivelbedrijf ter wereld. Dus ja, die fusie betekende wel wat.
Waar situeert de vestiging in Aalter zich binnen de groep?
Patrick Muylle: FrieslandCampina is niet per land georganiseerd, maar heeft een internationale businessstructuur. Wij behoren tot de groep Consumer Products, met in ons land vestigingen in Aalter, Sleidinge en Bornem. Wij produceren melk, room, yoghurt, desserten, chocomelk enzovoort. Een andere afdeling houdt zich bezig met de professionele verwerking van melk- vetten. Kaas en boter, met andere woorden. De Belgische afdeling daarvan, in het West-Vlaamse Klerken, wordt gesloten. En dan is er het professionele gebeuren, voor de productie van melkpoeders en zogenaamde melkcomponenten. Dat is een afzonderlijke business unit binnen de groep, met fabrieken en kantoren in heel Europa. Die afdeling werkt business-to-business en is gevestigd in Lummen. Klanten daar zijn bijvoorbeeld de farma-industrie of voedingsbedrijven. Tot de fusie werkten we natuurlijk naast elkaar. De vestiging in Aal- ter maakte deel uit van Campina. Friesland Foods produceerde in Bornem dranken als Fristi en Cecemel. De fabriek in Lummen, met als merknaam Debic, maakte even- eens deel uit van Friesland Foods.
Het toenmalige campina zocht eind 2007 een tijdelijke Manager Operations controlling.
Wat was er gaande?
Patrick Muylle: De Financieel Directeur hier in Aalter werd naar het hoofdkantoor van Campina Consumer Products Europa in Nederland geroepen om daar tijdelijk diezelfde functie waar te nemen voor het groter geheel. De volgende stap bestond erin om zijn rechterhand, onze Manager Operations Controlling, hier ter plekke door te laten schuiven naar de functie van Financieel Directeur ad interim. Zo ontstond een leemte, want wie zou tijdelijk die functie van Manager Operations Controlling op zich nemen?
Was er intern dan niemand die klaarstond om die functie op zich te nemen, al was het maar tijdelijk?
Patrick Muylle: Op dat moment niet, neen. In dat team zaten toen heel jonge economen die nog niet klaar waren om een dergelijke stap te zetten. De arbeidsmarkt was toen ook erg gespannen en er waren net een paar mensen weggegaan. Er moest hulp van buitenaf komen, dat was de enige oplossing.
Waaruit bestaat de functie van Manager Operations controlling?
Patrick Muylle: Dat is de optelsom van een aantal bezigheden die naast het algemene boekhouden vallen. Het gaat echt om controlling activiteiten. Het rapporteren van periodieke gegevens rond productie en logistiek bijvoorbeeld, het opstellen van jaarbudgetten, het voorbereiden van investeringsdossiers en kostenbeheer. Eigenlijk was die job altijd een doorgroeipositie in de richting van het algemene management.
En dus viel de keuze op een interim manager. Hadden jullie al ervaring met interim managers?
Patrick Muylle: In 2004 hadden we al eens een tijdelijke Aankoopverantwoordelijke aangetrokken. En in 2006, toen Kaasmakerij Passendale nog onder de vleugels van Campina zat, hadden we behoefte aan een Account Manager en een Key Account Manager Wholesesale. Kaasmakerij Passendale is een jaar later, in 2007, verkocht aan de Franse groep Bongrain. Die Aankoopverantwoordelijke kwam niet uit de sector, maar we kozen ervoor om tijdelijk een overgekwalificeerde aankoper in huis te halen die zich heel snel kon inwerken. Die man is later uitgeroepen tot Interim Manager van het Jaar, dat wil wat zeggen. Die twee Account Managers hadden allebei wel al ervaring met fast moving consumer goods (FMCG). Eigenlijk zijn we geen heavy users van interim management. Ik weet dat andere bedrijven interim managers aantrekken voor het uitvoeren van projecten, of voor change management. Die manier van werken hoort niet onmiddellijk bij onze bedrijfscultuur. Maar in dit geval was er dus wel een praktische reden om dat wel te doen.
Hoe was u in 2004 in contact gekomen met Essensys?
Patrick Muylle: Via mond-tot-mondreclame. Je vraagt aan collega’s hoe zij een bepaald probleem hebben opgelost en dan hoor je wat. Die drie opdrachten waar ik het net over had waren goed verlopen, logisch dus dat we weer opnieuw bij Essensys terechtkwamen.
Hoe pakte Essensys dit nieuwe dossier aan? u hoeft niet te zeggen dat Essensys fantastisch is, maar...
Patrick Muylle: Essensys is fantastisch! (lacht). Neen, serieus: ze hebben dat goed gedaan. Twee aspecten waren daarbij van groot belang. Een: als externe dienstverlener moet je goed begrijpen wat de opdracht is, anders kan je niet met de juiste mensen afkomen. En twee: de snelheid waarmee Essensys dat aanpakte, was ongelooflijk.
Het eerste contact was een telefoontje dat ik deed met Michel Van Hemele. Hij had vervolgens een gesprek met de Financieel Directeur en met mezelf. We legden uit wat voor ons belangrijk was. Het klassieke ver- haal! De respons kwam heel snel, na een paar dagen presenteerde hij drie mogelijke interim managers. Eeìn kandidaat bleek meteen een schot in de roos te zijn. We zagen meteen dat het met deze man moest lukken. Hij was universitair geschoold, had voor een havenbedrijf gewerkt en nadien als Group Finance Manager in een ander bedrijf. Ook de afhandeling van de selectie- procedure verliep vlot. Ik denk dat er tussen het voorstellen van het profiel van de kandidaten en het sluiten van het contract eìeìn week zat.
U zegt dat Essensys goed diende te begrijpen wat de opdracht was. Wat was die opdracht? Met andere woorden: welk profiel moesten ze voor jullie zoeken?
Patrick Muylle: Ervaring was belangrijk, naast technische competentie. Maar voorop stond dat de interim manager moest ‘fitten’ in onze bedrijfscultuur, zelfs al ging het om een tijdelijke opdracht. Jonge of nieuwe medewerkers mislukken zelden in een bedrijf bij gebrek aan technische vaardigheden. Wel omdat ze geen aansluiting vinden bij de bedrijfscultuur. Kijk, we maken bij Friesland-Campina geen luxeproducten en zijn van oorsprong een coöperatie van melkveehouders. Een vroegere CEO heeft het eens mooi ver- woord: wij koppelen een ‘doe maar gewoon’- mentaliteit aan een professionele ingesteldheid. Een beetje wars van hiërarchie? Dat kan hier. Informeel? Ook! Maar tegelijk werken we heel hard en hebben we hoogtechnologische toepassingen in huis. We zijn een professioneel, industrieel bedrijf. We vechten nog een beetje tegen dat oubollige imago van de melkboer die met zijn melkkit over de parking hotst. Industrieel ingenieurs en op financiën gerichte medewerkers hebben hier wel degelijk uitdagingen.
Wat waren de taken van de interim manager die door essensys was voorgesteld?
Patrick Muylle: Alle taken die ik daarnet opsomde. Al kwam daar nog eìeìn taak bij, wat eigenlijk logisch is als je een interim manager in huis haalt. We vroegen hem om aan de hand van zijn expertise een aantal van onze processen te checken. In de eerste plaats deed hij dat door deel uit te maken van projectgroepen, waarbij hij op een onbevangen manier zijn bijdrage heeft kunnen leveren. Daarnaast pakte hij een specifiek probleem rond de rapportering van bepaalde personeelskosten en de interactie met de personeelsdienst aan.
Hoe verliep de samenwerking met de man die de interim manager moest vervangen? Want die liep nog in het bedrijf rond.
Patrick Muylle: Voor de interim manager was dat een goede zaak. Hij kon rechtstreeks informatie oppikken die hij anders her en der in het bedrijf bij elkaar moest zien te sprokkelen. Op gelijk welk moment kon hij terugvallen op de man van wie hij tijdelijk het werk had overgenomen. Er was geen al te groot leeftijdsverschil, ze dachten over vele dingen hetzelfde en gaven elkaar voldoende ruimte. Als die verstand- houding er niet is, heb je een probleem. Ze zaten op dezelfde golflengte en daardoor heeft Essensys gedurende de opdracht op geen enkel moment moeten ingrijpen. Wel was er geregeld telefonisch contact, om de voortgang op te volgen.
Is de opdracht geëindigd zoals vooraf bepaald?
Patrick Muylle: Wel, eigenlijk loopt de interim manager hier nog steeds rond en dat heeft alles met die fusie tussen Campina en Friesland Foods te maken. We gingen er eind 2007 van uit dat de interim manager zeven maanden in Aalter zou blijven. Dat was de tijd die onze Financieel Directeur in Nederland zou doorbrengen, dachten we. Onze Financieel Directeur in Nederland moest iemand vervangen die tijdelijk een ‘andere opdracht’ kreeg. Die andere op- dracht, maar dat wisten we toen natuurlijk niet, dat was de voorbereiding van de fusie tussen Campina en Friesland Foods. Onze voormalige Financieel Directeur kreeg na de fusie met Friesland Foods die functie voor de hele groep en onze voormalige Manager Operations Controller schoof definitief een stoel op en is nu onze Financieel Directeur. We vroegen onze interim manager om langer te blijven. In januari van dit jaar beslisten we, in overleg met Essensys en de interim manager, om aan het eind van die maand de opdracht te beëindigen en om werk te maken van de opvolging. Op 28 januari schreef hij zelfs een mooie interne afscheidsmail.
Maar...
Patrick Muylle: Er is weer iets tussengekomen! Eind januari kregen we het bericht dat het hoofdkantoor van FrieslandCampina blijkt te willen werken aan een nieuw rapporteringsysteem binnen de groep. We hebben onze interim manager gevraagd om een paar maanden langer te blijven om dat nieuwe project in goede banen te lei- den. Een laatste verlenging, maar met een ander accent: de inhoud van de job is gewijzigd. De functie van Manager Operations Controlling kunnen we intussen intern opvangen.