Interim Management Case - Fa-med


Interim manager versnelt integratieproces

Fa-med Medical Factoring is marktleider in Nederland in zijn sector en groeit autonoom en middels acquisities. Na de overname van branchegenoot Kesteren verlieten enkele sleutelfiguren tijdens het integratieproces het bedrijf. Het snelle inschakelen van een externe interim manager lag voor de hand, zegt Algemeen Directeur Henk de Jong.

Wat moeten we verstaan onder medical factoring?
Henk de Jong: Fa-med verzorgt in opdracht van zorgverleners facturatiediensten en tegelijk ook de administratieve afhandeling met de zorgverzekeraars. We innen vervolgens gelden en daar hoort voorfinanciering bij. Dat doen we voor huisartsen, tandartsen, paramedische zorgverleners en ook ziekenhuizen.

Vanwaar kwam het idee om factoring voor de medische sector te beginnen?
Henk de Jong: De medische sector is natuurlijk altijd erg gericht op de kwaliteit van de zorg. Het administratieve stuk is soms onderbelicht. Met het oog op een betere én goedkopere manier om die administratie aan te pakken heeft een groep van specialisten in 1988 een bedrijf opgericht om dat werk uit handen te kunnen geven. Dat was Fa-med.

Neemt de belangstelling voor deze vorm van dienstverlening nog toe?
Henk de Jong: We groeiden in 2009 en dat zal ook in 2010 het geval zijn. Die groei hangt samen met een verdere professionalisering van onze werkzaamheden en met de toename van online toepassingen. We zijn gevestigd in Amersfoort, maar eigenlijk kunnen we vanuit elke willekeurige plaats werken. Nu al sturen onze klanten alle documenten online door. Vervolgens kunnen ze op ieder moment hun dossiers online opvolgen. Ze kiezen voor onze dienstverlening voor het gemak, en ook voor de kosten. Anders moeten ze een assistent dat administratieve werk laten doen, maar die kan ziek worden, of met vakantie gaan. Nou, Fa-med is nooit ziek en gaat niet met vakantie. We bieden een continue dienstverlening.

Is er veel concurrentie op de markt?
Henk de Jong: Er is nog één grote collega, naast een aantal kleinere spelers. Wij zijn in Nederland wel het enige bedrijf dat de administratie van alle types van zorgverstrekkers kan verwerken. Anderen werken bijvoorbeeld enkel voor tandartsen.

Evolueert jullie dienstverlening of liggen de krijtlijnen vast?
Henk de Jong: We breiden het aantal diensten geregeld uit. Zo willen we nagaan of altijd goed wordt gedeclareerd. Tegelijk ontwikkelden we een onlinetool waardoor we statistische gegevens aan de klanten kunnen bezorgen, met inbegrip van een vorm van benchmarking. Zo komen aandachtspunten naar voren. Een meer uitgebreide dienstverlening trekt dan weer meer klanten aan en zo wordt het voor iedereen weer iets goedkoper, omdat de overheadkosten gespreid worden onder de klanten. Dat sluit goed aan bij wat de overheid wil: een lagere kost voor de administratieve verwerking binnen de gezondheidszorg.

Leggen jullie verantwoording af aan de overheid?
Henk de Jong: Niet rechtstreeks. We zijn een privébedrijf en leggen dus enkel verantwoording af aan klanten en aandeelhouders. We hebben natuurlijk wel eigen kwaliteitscontroles en hebben een ISO-certificering op zak. Die garandeert een kwalitatief hoogwaardige afhandeling en een patiëntvriendelijk incassotraject.

Jullie zijn marktleider in Nederland. Welke groei is nog mogelijk?
Henk de Jong: Mede door het uitbreiden van onze dienstverlening willen we zoals gezegd nog meer klanten aantrekken. We leveren nu diensten aan ongeveer 3.000 aanbieders. Alles samen, groot en klein, zijn er in Nederland 55.000 aanbieders van medische zorgverlening. Een ander cijfer is 85 miljard euro. Dat staat voor de totale kost van de medische zorg in Nederland. Wij nemen daarvan ongeveer 1 miljard voor onze rekening. Dus ja, groei is zeker mogelijk. We kijken ook wel naar België. Elk land heeft zijn eigen systeem en in België is cash de meest toegepaste manier van betalen. Als we in België actief worden, moeten we Belgische medewerkers aantrekken om een goede dienstverlening te kunnen aanbieden.

Fa-med werd opgericht door specialisten en is intussen voor 100% in handen van Waterland Private Equity Investments. Welke rol speelt deze aandeelhouder?
Henk de Jong: Bij Waterland, dat nu iets meer dan 5 jaar aandeelhouder is, denken ze ontzettend mee, ook vanuit de inhoud. Je merkt dat ze niet alleen maar gaan voor het geld, maar ook voor de kwaliteit. Ik zie het als een stel extra hersens, waardoor je het allemaal nog beter geregeld kunt krijgen.

In november 2009 deden jullie een beroep op Essensys. Welk probleem hadden jullie op te lossen?
Henk de Jong: We hadden eerder een branchegenoot overgenomen, Kesteren Medical Factoring. Hun activiteiten waren dezelfde als die van ons, maar ze werkten met een andere IT-structuur. Tijdens het integratieproces verlieten enkele sleutelfiguren het bedrijf en zo zochten we op korte termijn iemand die ervaring had met finance en IT. Het leek ons verstandig een extern iemand aan te trekken.

Hoe kwam u bij Essensys terecht?
Henk de Jong: Fa-med had niet eerder met Essensys samengewerkt. Ikzelf wel, in een vorige functie. Voor deze opdracht wist Essensys op heel korte termijn iemand voor te stellen die exact voldeed aan wat we nodig hadden. De interim manager kwam uit een vergelijkbaar bedrijf en had dus net iets meer expertise dan andere kandidaten. Korte tijd nadat wij contact hadden opgenomen met Essensys kon hij al aan de slag.

Waaruit bestond de taak van de interim manager?
Henk de Jong: We hadden de systemen van Kesteren en Fa-med op elkaar afgestemd en hadden de klanten van Kesteren al naar ons systeem overgebracht. De interim manager fungeerde als Projectmanager Credit & Finance. Hij moest zich richten op het matchen van de verschillende gegevensbestanden met de doelstelling om zo snel mogelijk inzicht te krijgen in de specificatie van de openstaande posten. Hij moest dus gegevens vergelijken, openstaande posten detecteren en verminderen én de afrekening met de zorgverzekeraars organiseren. De opdracht heeft zes maanden geduurd en is met succes afgerond. De snelheid is er goed ingekomen en dat was de uiteindelijke doelstelling.


COMPANY PROFILE
  • Dienstverlening op het vlak van facturering, debiteurenbeheer en incassodiensten voor medische professionals.
  • Klanten zijn onder meer tandartsen, huisartsen, andere extramurale zorgverleners en ziekenhuizen.
  • Fa-med verzorgt meer dan € 1 miljard aan factuurwaarde, heeft ongeveer 200 medewerkers en is marktleider in Nederland.
  • Waterland Private Equity Investments heeft een 100% belang in Fa-med.

Solutions by ESSENSYS
1. Gecombineerde expertise opsporen op het vlak van finance en IT.
2. Selecteren van een gespecialiseerde interim manager op korte termijn.
3. Verantwoordelijk voor het matchen van verschillende gegevensbestanden en organiseren van inning en verrekening, gevolgd door een handover naar de staande organisatie.