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Reprobel augmente l’efficacité de ses processsus

Benoît Proot, Directeur Général de Reprobel, a su profiter d’une situation délicate pour revoir les procédures et le mode de fonctionnement de cette société coopérative de gestion des droits de reproduction. Un investissement et un pari sur l’avenir largement gagné, selon lui.

Pourquoi avoir fait appel aux services d’Essensys ? Quel problème particulier avez-vous rencontré chez Reprobel ?
Benoît Proot : Nous avons été confrontés au départ de notre directeur financier, un poste­-clé difficile à remplacer, particulièrement dans notre cas. J’ai pensé à Essensys car on m’avait vanté leur savoir-faire. J’ai donc pris contact avec eux pour trouver un consultant qui m’aiderait à assurer le passage de témoin entre l’ancien et le nouveau directeur financier.

Quelles étaient les tâches que vous sou­haitiez­­ confier au consultant ? Lui fallait­-il bénéficier de capacités spéciales ?
Benoît Proot : En effet ! Au cours de sa mission de 4 mois, notre manager externe s’est vu confier deux tâches principales. Tout d’abord, elle a dû préparer et former la nouvelle directrice financière choisie en interne. Les deux premiers mois ont été consacrés à expliquer les bases de la fonction et les deux mois suivants ont été vraiment un pilotage à quatre mains. En outre, durant son passage au sein de Reprobel, elle a réalisé une sorte d’audit pour voir comment fonctionnait le département et surtout voir comment on pouvait l’améliorer.
Chez nous, une seule personne était en charge du département financier et du département IT. Elle nous a donc conseillé de scinder les deux secteurs, ce que nous avons fait à la plus grande satisfaction de tous. Son passage nous a aussi également permis de documenter et de fixer tous nos processus décisionnels par écrit. Maintenant, il y une procédure claire pour tous les cas de figure.
Enfin, et même si ce n’était pas vraiment prévu dans la mission, la consultante avait une grande expérience dans le project management. Elle nous a formé à cette discipline et, depuis, chacun au sein de Reprobel à des objectifs clairement établis à remplir.

Quel était le profil de la candidate retenue ?
Benoît Proot : Il nous fallait, bien sûr, une grande professionnelle. Il ou elle devait, en outre, posséder les qualités humaines nécessaires pour se faire accepter et apprécier de tous. Enfin, Reprobel étant une société de culture bilingue, il fallait absolument que la personne choisie parle parfaitement les deux grandes langues nationales.
Pourquoi avoir choisi un consultant externe ? N’existait-il pas d’alternatives crédibles au sein même de la société ?
Benoît Proot : Dès le début, je savais qu’il nous faudrait recourir à un service externe car, à l’époque, nous ne possédions pas les capacités nécessaires. Nous savions aussi que la mission était temporaire car le poste était dévolu en interne. Par ailleurs, je ne crois pas que notre consultante aurait voulu être engagé définitivement chez Reprobel. Elle est trop passionnée par son métier.

Pourquoi avoir choisi Essensys plutôt que de recourir aux services d’une autre société ?
Benoît Proot : J’avais eu l’occasion de voir leur professionnalisme à l’œuvre dans une des mes fonctions précédentes. Et je dois dire qu’ils ont très largement dépassé mes attentes. Je crois que leur grande force réside dans leur liste de collaborateurs potentiels et leur rapidité de réaction. Quand je suis entré en contact avec eux, ils m’ont demandé dans combien de temps il me fallait cette perle rare. Un peu confus, je leur ai répondu trois ou quatre mois… Ils ont éclaté de rire en me répondant que d’habitude, c’était plutôt “hier au plus tard” !

Essensys vous a-t-il soumis plusieurs candidatures ? Avez-vous vu plusieurs personnes avant de trouver le profil que vous recherchiez ?
Benoît Proot : Non, ils m’ont écouté attentivement et m’ont directement proposé une candidate. Bien sûr, si elle n’avait pas convenu, ils avaient d’autres noms en réserve. Mais ça n’a pas été le cas : ils avaient vu juste, c’est le moins que l’on puisse dire.

Pensez-vous que vous aurez à nouveau recours­ au service de l’interim management­ et aux services d’Essensys, à court ou moyen terme ?
Benoît Proot : J’ai été ravi de notre collaboration et ne regrette aucun euro dépensé mais, attention, financièrement c’est un gros budget, surtout pour une PME comme la nôtre­ ! En tant que manager, je dois me montrer bon gestionnaire et, par ailleurs, je suis parfaitement satisfait de nos ressources internes. Cependant, si un jour nous nous trouvions confrontés à une situation de crise ou si nous devions rencontrer un problème pour lequel nous ne possédons pas le know how nécessaire, je n’hésiterais pas une seconde à refaire appel à Essensys.