Article Sense - L'Hopital Virga Jesse
L’interim manager suscite la confiance à l’égard du service des achats
L’hôpital Virga Jesse de Hasselt se profile comme une entreprise moderne. Son activité stratégique – les soins de santé – n’empêche pas l’application de procédures et de techniques utilisées dans le contexte d’une entreprise. Ce n’est donc pas un hasard si le Dr Yves Breysem, Directeur général, s’est adressé à Essensys lorsque son directeur des achats est parti vers d’autres horizons.
Vous insistez sur le fait qu’un hôpital est une entreprise.
Yves Breysem : Oui, effectivement. L’hôpital Virga Jesse est aussi une entreprise. Avec une propre spécificité, certes, mais des aspects tels que le contrôle de la qualité, la sécurité des patients et nombre de procédures sont en fait inspirés de l’univers des entreprises. Une fusion avec l’hôpital Salvator-St-Ursula interviendra prochainement. Cette fusion est souhaitable d’un point de vue social. La présence de deux grands hôpitaux si près l’un de l’autre est en effet interpellante. Une fusion s’impose par ailleurs pour permettre de nouveaux investissements et résoudre une série de problèmes de capacité. Sans parler des avantages en termes d’efficacité. Nous allons ainsi devenir, après Ford Genk, le plus grand employeur de la province du Limbourg. Il y aura temporairement trois sites, deux à Hasselt et un site de revalidation à Herk-de- Stad. À terme, nous entendons remplacer les deux sites à Hasselt par une nouvelle construction de grande envergure.
Pourquoi vouliez-vous faire appel à un interim manager ?
Yves Breysem : Auparavant, nous possédions un service des achats central qui disposait du savoir-faire requis en matière d’achat de biens, mais maîtrisait en revanche nettement moins les techniques de négociation. Certains services effectuaient aussi eux mêmes leurs achats. Pour améliorer le développement du service des achats central, nous avons engagé un nouveau collaborateur, qui nous a cependant quitté après un an. Il nous fallait à court terme un nouveau manager, une personne qualifiée dans la gestion des achats, mais ayant aussi un bon relationnel. Dans le même temps, nous souhaitions établir des procédures et familiariser nos médecins avec cette nouvelle méthode de travail. Enfin, nous voulions savoir clairement comment il convenait d’organiser un service central des achats en termes de collaborateurs, de technologie de l’information et de moyens. Un directeur des achats est venu nous aider à réaliser ces objectifs.
Comment avez-vous abouti chez Essensys ?
Yves Breysem : Nous avions entendu dire qu’Essensys avait fait suivre à certains de ses managers une formation en gestion hospitalière, afin qu’ils soient opérationnels dans le secteur des soins de santé. Cela constituait un atout important dans la mesure où le secteur hospitalier est très spécifique. Nous cherchions quelqu’un connaissant notre secteur.
Et pourquoi un interim manager, au lieu d’un recrutement ferme ?
Yves Breysem : Parce qu’il ne s’agissait pas seulement de remplacer un directeur, il y avait aussi la question de savoir comment développer un service de ce type. Nous avons donc débarqué chez Essensys avec un problème en leur demandant comment ils pouvaient le résoudre pour nous. L’intégration d’un nouveau collègue attitré aurait pris trop de temps. La solution consistait alors à faire appel à un interim manager chevronné, qui pouvait se mettre rapidement au travail et préparer le terrain pour un jeune élément.
C’est alors qu’Essensys présenta Hugo Cloesen, sélectionné après une recherché approfondie.
Yves Breysem : Effectivement, Hugo a établi de bonnes procédures internes. Il a ensuite analysé l’organisation du service achat puis il a proposé une évolution. Et, c’est très important, il a réellement fait la liaison entre les médecins et chefs de service, d’une part, et le service central des achats, d’autre part. Il a suscité à cet égard une énorme confiance. Les médecins et les chefs de service déterminent ce qui est acheté, le service des achats examine comment effectuer ces achats dans les meilleures conditions. Il s’est occupé des contrats financiers, des modalités de paiement et des contrats de maintenance. Cette approche a été fortement appréciée. Heureusement car cela a été un moment critique. Nous ne voulions en effet pas interrompre le processus d’élaboration de procédures d’achat. Si nous n’étions pas parvenus à susciter la confiance, il aurait été très difficile de poursuivre efficacement le développement du service central des achats. la confiance s’est visiblement avérée le mot clé. Yves Breysem : Oui. L’acheteur doit occuper la place qui lui revient. Il ne détermine pas ce qui est acheté mais comment l’acheter. C’est une fonction de soutien, tout juste sous le niveau de direction. Il y a un lien avec la direction administrative, mais aussi avec la direction financière. L’interim manager n’a pas obtenu cette confiance d’un coup de baguette magique. Il a assuré l’encadrement de plusieurs gros investissements, en matériel médical mais aussi en installation de cuisines, en travaillant avec des groupes de projet. De la sorte, tous les intéressés pouvaient suivre l’achat, ce qui a accru la confiance. C’est important car, à l’avenir, certains achats seront probablement effectués au sein d’un grand réseau régional.
Quel a été le rôle d’Essensys après la désignation de l’interim manager ?
Yves Breysem : Il y a eu régulièrement des contacts personnels ou téléphoniques avec Tony Geudens (Senior Adviser). De cette manière, nous pouvions parler avec Essensys de l’avancement de la mission. Le courant est très bien passé. Et à l’issue de la mission de transition, une évaluation a eu lieu.
Entre-temps, un nouveau collaborateur attitré a pris le relais?
Yves Breysem : Effectivement. La personne qui a succédé à l’interim manager a une formation économique et a travaillé précédemment pour une école supérieure, aussi une organisation non marchande. L’interim manager a d’ailleurs participé au recrutement. Il a fait partie du jury de sélection et est encore resté parmi nous pendant la période d’intégration du nouveau collaborateur.